在改革開放所帶來的巨大機遇面前，通信業以其空前的速度成為增長最快的行業之一，取得了令人矚目的成績。在高速增長的同時，隨著通信改革的深入進行，如何降低營運成本、提高客戶服務質量已經成為了企業生存的命脈。檔案管理作為通信日常工作中重要的組成部分，對其進行現代化管理，也是保持企業競爭力不可或缺的一環。然而，傳統的紙張管理方式存在著諸如保管困難、查閱不便、空間不足等等諸多管理上的困擾。

1、大量以紙張形式保存的文件，包括新開戶申請表、公司托收表、過戶申請表、公司帳號更改申請表及用戶的有效證件等；同時每天又會不斷產生大量新的文檔資料。
這些紙張文件傳統采用手工方式進行分類、整理、立卷、歸檔、查詢等日常管理，工作強度大，調閱困難，難以對公司各層次人員及客戶的查閱作出及時的響應，方法落后，難以與國際接軌，無法適應公司業務的不斷發展。
2、檔案庫房已“紙滿為患”并且隨著文檔數量的大幅度增加，必須尋找更多的庫房存儲，倉儲費用及管理費用亦大幅增加；
3、原始檔案調閱頻繁，且無備份，極易發生原始件的丟失及損壞；對保障企業的利益造成隱患；
4、紙張文件在正常情況下很難做到永久保存，并極易受到水災、火災、蟲鼠叮咬等威脅；因而造成不必要的損失；
5、檔案資料沒有數字化，不便于信息的共享，不能在現代電子網絡上傳輸，無法滿足辦公現代化要求，更不能適應“電子商務時代”的需要。 　

建議方案

1、在檔案中心配置光陣文件拍攝儀。
2、將需拍攝的文檔集中整理后送到檔案中心。由檔案中心工作人員用光陣文件拍攝儀，將紙張文檔轉換為電子影像。
3、經過數字化處理后的紙張檔案，歸檔封存。
4、經光陣文件拍攝儀拍攝后的文檔影像按關鍵字屬性建立索引，以方便以后調閱；當硬盤緩存區快滿時，應將緩存區內容刻錄到空白光盤，然后儲存在光盤柜中提供網絡共享。

解決方案效益分析

本方案充分考慮了通信業現有的文檔的特點、結構及投資規模。采用先進的光陣文件拍攝儀，具有快速生成文檔影像、調閱快捷、保存安全等特點。
 
1、低成本：采用光盤作為存儲介質（平均光盤存放15000頁文檔）節省存儲空間，間接降低成本；而且電子影像管理方便可靠，對比紙張媒體，提供了更優的性能價格比。
2、保護原件：與傳統的手工翻閱比較，無紙化的文檔管理可以將對重要文件的損害降到最低限度，有利于文檔原件的長久保存。
3、文檔的真實再現：通過光陣文件拍攝儀拍攝的電子影像文件，真實反映文檔原貌。同時電子影像不受使用和復制次數的影響，能始終保持高質量，而紙張卻無法相比。
4、長久保存：光盤的保存條件要求比紙張低得多，保存期長達一百年；無論時間的長短，其上的影像仍能保持高品質。

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